（2008年3月6日西安市未央区第十五届人民代表大会常务委员会第九次主任会议通过）
第一章 总则
第一条 为使区人大常委会机关（以下简称区人大机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，结合工作实际，制定本办法。
第二条 区人大机关的公文，是区人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布公告、决议、决定；指导、布置工作；请示和答复问题；报告和交流情况的重要工具。
第三条 区人大常委会办公室是人大机关公文管理的工作机构，负责公文的处理；协调和指导机关各工作部门的公文处理工作。
第四条 区人大机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。要提高办文效率，急件随到随办；有时限要求的文件，必须在时限范围内完成。
第五条 公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。
第二章 公文主要种类
第六条 区人大常委会机关的公文种类主要有：
一、决议、决定
经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。经会议讨论通过，对某些重大事项或重大行动作出安排、决策和规定等用“决定”。
二、议案
依照法定程序，提请区人民代表大会或区人民代表大会常务委员会的事项用“议案”。
三、公告
宣布换届选举、选举结果等重要事项用“公告”。
四、规定、办法（实施办法）
对特定范围的工作和事务制定具有规范性的措施用“规定、办法（实施办法）”。
五、建议、批评和意见
人大代表向人大及其常委会提出，由人大常委会办事机构交由有关部门研究处理并负责答复的事项用“建议、批评和意见”。
六、通知
转发上一级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；要求下一级机关办理，需要周知或共同执行的事项用“通知”。
七、请示
向上一级权力机关、同级党委请求指示和批准用“请示”。
八、报告
向上一级权力机关、同级党委汇报工作，反映情况、提出建议或要求、答复询问用“报告”。
九、会议纪要
记载传达会议情况和议定事项用“会议纪要”。
十、通报
表彰先进、批评错误，传达重要情况用“通报”。
十一、意见
对议案或重要事项提出见解和处理办法用“意见”。
十二、函
和同级机关、不相隶属的机关或部门商洽工作，询问和答复问题，向有关业务主管部门提出请求等用“函”。
第三章 公文格式
第七条 正式公文由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印制版记组成。
一、版头
由发文机关全称或规范性简称加“文件”二字组成，印在文件首页上端居中位置。联合行文可用文件主办机关一家版头,也可用各联合部门的版头,版头文字一般用红色套印。下级机关版头字号一般不大于上级机关版头字号。
二、密级
保密公文的等级。标注于公文首页左上角，用三号黑体字加实心五角星，并根据需要标注保密期限。
三、紧急程度
对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。用三号黑体字标注在密级下方。
四、发文字号
由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，标注于版头下方红色横线之上居中处。发文年份要写完全，用阿拉伯数码（半角）。年份由四位数字组成，用六角括号“〔〕”括入；顺序号不编虚位（即1不编成01或001），不加“第”字。联合行文时，一般只标注 文件主办部门的发文字号。
以党组名义行文的发文字号分别用“未人大党组发〔20××〕×号”“未人大党组函〔20××〕×号”等；以常委会文件行文的发文字号分别用“未人大发〔20××〕×号”、“未人大函〔20××〕×号”等；以办公室名义行文的发文字号分别用“未人大办发〔20××〕×号”、“未人大办函〔20××〕×号”等。公告、会议纪要和《未央人大》等用专用版头，按届内顺序编号。
五、签发人
重要的上报公文应当注明“签发人”，在其后标注签发人姓名，不加职务。一般将发文字号与签发人排在同一行，发文字号在左，签发人在右，中间保持适当间距。
六、文件标题
一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成，一般用二号或小二号黑体，位于发文字号和红色间隔线下方。标题的三个要件一般应写全，如文件标题过长，可省略发文机关名称。标题可分一行或多行居中排列，回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。标题中一般不要引用文件文号。除法规、规章名称加书名号以及并列的几个机关名称之间可以加顿号外，一般不加标点符号。
七、主送机关
负责承办文件的首位单位。用全称或规范化简称或同类型机关的统称，一般标注在正文上方，顶格排列。决议、决定等文种的主送机关标注在文尾主题词下方，抄送机关上方。
八、正文
文件的主体部分，用来表达文件的内容。一般用三号仿宋，位于主送机关名称之下，左空两字，回行顶格。数字、年份中间不能回行。文中小标题按结构层次，第一层用三号黑体，第二层用三号楷体字。
九、附件
如有附件，应在正文后，发文机关名称之前左上方，注明附件的名称。如有多个附件，应注明顺序，序号使用阿拉伯数字（如1、××××）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件首页左上角顶格第一行表识“附件”字样。
十、发文机关名称（也称落款）
应写全称或规范化简称，置于正文右下方。落款的最末一字比正文缩四个字，前两字应突出成文日期第一字。几个部门联合行文时，应联合署名。
十一、成文日期
一般署会议通过或领导人签发日期。会签文件以最后会签人签发日期为准。特殊情况署印发日期。日期要年月日标写完整，标注在发文机关名称下方，成文日期的最后一字比正文缩两字。“决议”、“决定”等无落款的公文，以会议通过的日期为准，标注在标题下方居中，三号楷体字，加圆括号。
十二、用印
正式行文应加盖机关印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。联合行文时，应按文头上排列的机关或部门顺序盖印。决议、决定、规定等无落款的公文，需加盖印章时，可将成文日期放在文尾，在日期上盖印。加盖印章页必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理，印章与正文不同处于一页时，可采取调整行距、字距的方法加以处理。
十三、主题词
所有正式文件，均应标注主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化词语或词组组成。主题词用三号宋体标注在文件末页抄送范围上方，后标全角冒号；词目之间不加标点，空一个字的距离。
十四、抄送机关
用三号仿宋体标注在主题词之下一行，左空一字，后标全角冒号，与主题词用横线隔开。抄送机关一般是除主送机关外的需要告知公文内容的上级机关、同级党委机关及其他机关、不相隶属的机关。抄送机关之间用顿号隔开，回行时与主题词冒号后的抄送单位对齐。在最后一个抄送单位后标句号。
十五、印制版记
包括文件印发机关名称、日期和份数，三号仿宋字体，置于文件末下端，与主题词、抄送机关之间用横线隔开。制发机关名称左空一字，印发日期右空一字，印发日期以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码。
第八条 文件使用的汉字按国家规定的标准方案执行，从左至右书写、排版。
第九条 文件用纸采用国际标准A4型。保持每页22行，每行28字（页面设置为上37mm、下35mm、左28mm、右26mm）。左侧装订,双面印刷。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十条 区人大常委会机关各部门的行文关系，应根据各自的隶属关系、工作关系和职权范围确定。
第十一条 行文应当确有需要，坚持少而精的原则，注重实效。
第十二条 区人大常委会可以向市人大常委会和区人民政府、人民法院、人民检察院行文，一般不直接向区人民政府各部门行文。常委会办公室根据常委会授权，可向区级国家机关各部门、各直属单位、各街道人大代表工作委员会、各街道办事处行文，可抄送市人大常委会办公厅，区政协、纪委、人武部，区委各部门、各单位，各人民团体。常委会办公室也可与区委部门、区政府部门及其他部门联合行文。
区人大常委会的各工作委员会可以向各自联系的“一府两院”对口部门行文。行文内容必须与各委员会工作职责相关，不涉及综合工作内容。
第十三条 凡涉及几个部门的问题，各部门之间应协商一致后再联合行文。如有分歧意见，应由有关部门负责同志直接协商解决，未取得一致意见，一律不得行文。确属部门之间解决不了的问题，由主办部门说明情况，提出意见并附相关部门意见，报主管领导处理。
第十四条 请示只主送一个机关，不得越级请示或多头请示。
第十五条 请示必须一文一事。请示和报告要分开，不要写成“请示报告”或把请示写成报告，也不要在情况报告中夹带请示问题。请示内容的函不能写成报告。
第十六条 常委会办公室凡申请解决有关经费、房屋、车辆、设备等有关事项，应直接向政府主管业务部门行文。
第五章 公文的办理
第十七条 公文的办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括，公文的签收、登记、分发、传阅传批、拟办批办、承办、督办等程序。发文办理主要包括：公文的起草、校核、审签、印制和分发等程序。
一、收文的办理
（一）签收
收文时应逐件清点，重要文件逐页清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。
（二）登记
登记应将公文发文机关、发文字号、公文标题、密级、份数、成文时间、主送机关、收到时间及处理情况逐项填写清楚，以利管理、查询和督办。
（三）分发
传阅类公文由办公室主任提出意见，按照传阅范围和程序，分别送常委会主任、副主任、各工作委员会传阅；办理类公文，由办公室提出拟办意见，送请领导批示后交相关部门办理。
（四）传阅传批
公文传递由办公室指定专人负责。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并予以记录，避免漏传、误传、延误和积压。公文传阅、传批不横传，以免传阅失控或造成丢失。需要送请领导阅批的传真件，应复印后办理，以利保存。
（五）拟办批办
收文后，除直送常委会领导同志亲启或相关委、办、科室的以外，一律由办公室主任提出拟办意见，送请常委会主任或分管副主任批示后，交有关承办单位在规定时限内提出处理意见。
（六）承办
领导批示后的公文，办公室应尽快交承办部门办理。承办部门应按领导批示要求和规定时限及时办理，不得延误、推诿。有会办单位的，主办单位应主动征求意见。单位之间意见不一致的，应将不同意见及依据一并附上。如认为不属于本部门职责或不适宜由本部门承办的，要及时退回交办部门，并说明理由。
（七）督办
对办理中的公文由办公室进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。
二、发文的办理
（一）公文的起草
起草公文涉及职能部门的工作，要征求有关职能部门的意见。综合性公文一般由办公室负责拟稿，专门性公文由各工作委员会拟稿。联合行文，要征求各联名部门的意见或由联名部门共同起草。根据公文内容涉及的范围和行文规则，确定公文的主送机关和抄送机关，主送、抄送机关多，相关的排列顺序应相对统一。起草各类公文，应填写发文稿纸，放在公文之前。
公文起草的基本要求是：
1、符合党和国家的方针、政策及有关规定，符合国家法律、法规。
2、情况确定，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚。
3、用语准确规范，文字精炼，篇幅力求简短，标点要恰当，书写要工整。使用简称时，应先用全称，在全称的后面用括号注明简称。不写不规范的字。
4、人名、地名、时间、数字、引文要准确。
公文中的时间，年月或年月日应写全，如多次使用时，在第一次写全年月日后，可省略年的时间；人名要写全称；地名要写全称及辖区。公文中表述时间、计数、计量的数字，应用阿拉伯数字，在同一个公文中，数字的使用应前后一致。计量单位要采用国家规定。引用公文原文时要加引号，并注明引用公文的标题和发文字号，标题用书名号，发文字号用中括号。
5、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1”，第四层为“⑴”。
（二）校核
公文文稿送领导人审批前，要对公文的内容和文字格式进行认真审核。
公文审核的程序是：
1、以党组、常委会名义制发的公文，办公室负责起草的，由办公室分管文秘的副主任初审后，交办公室主任复审；各工作委员会起草的，由各工作委员会主任审稿签字后，交办公室审核。
2、以办公室名义制发的公文，办公室起草的，由办公室分管文秘的副主任初审后，交办公室主任复审；各工作委员会起草的，由各工作委员会负责人审稿签字后，交办公室按照有关程序审核。
3、以各工作委员会名义制发的公文，由各工作委员会负责人审稿。
公文审核的重点是：
1、是否需行文；
2、公文内容是否符合党的方针政策，是否符合国家法律、法规，是否完整、准确地体现发文机关的意图，提法是否同已发布的有关公文相衔接、精神相一致。
3、是否符合公文的报批程序和行文规则；
4、公文格式是否符合有关规定和要求；
5、文字表述是否准确、语法、标点等是否规范。
公文审核中有难定的问题时，应向有关方面询问或协商。文稿如需要做较大修改，要与原起草部门协商；已经领导审批过的文件，在印发前应由起草部门再做校核。校核中涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。
（三）审签
各类公文必须经有关领导审定签发。领导签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和日期，签批公文应当用钢笔、签字笔。若圈阅，则视为同意。
1、联合发文，需由联合行文的部门主管负责同志会签后，由常委会主任或主任委托的副主任签发。
2、以区人大常委会党组名义印发的公文，由区人大常委会党组书记或委托的党组副书记审批签发；
3、以区人大常委会名义印发的公文，由区人大常委会主任或委托的副主任审批签发；
4、以区人大常委会办公室名义印发的公文，由办公室主任签发；重要文件由常委会分管领导审批签发。
5、以常委会各工作委员会名义印发的公文，由各工作委员会负责人签发；重要文件由常委会分管领导审批签发。
公文的审核和签发，不能越级送审。未经签发的，不能付印、发送。
（四）印制、分发
1、区人大机关公文签发后，由公文的承办部门印制。承办部门应按照发文字号编制办法的要求，在办公室指定的专人处进行登记编号。印制公文要做到准确、及时、规范、安全。
2、区人大机关公文，根据文件需要加盖印章，用印人员要严格按照印章管理有关规定施印，加盖印章要与文件版头和文件签发的规定一致。
3、区人大机关公文印制后，由办公室或承办部门分发主送机关和抄送机关。
第六章 公文的利用和管理
第十八条 区人大常委会机关的公文一般只发组织，不发个人。公文由办公室保管。
第十九条 未经公文制发部门同意，不得自行扩大公文的阅读范围。绝密公文只限规定阅读范围的人员阅读，如确因工作需要，需扩大阅读范围的，应严格履行批准手续，并限期清退。
第二十条 上级机关的发文，除绝密或注明不准翻印的以外，经常委会领导或办公室主任批准，可以翻印、转发。复制带密级的公文，要注明复制的时间和份数，建立严格的登记管理制度。严禁在社会营业点复制秘密公文。严格禁止复印、转发密码电报，严禁在公文中引用“密码电报”字样和收、发密电的文号。
第七章 公文的立卷、归档、销毁
第二十一条 办理完毕的公文，由办公室内勤人员将每份文件的领导签发件、正式文件3份及时收集整理、保证归档公文材料的齐全完整。
第二十二条 两个以上部门办理的公文，原件由主办单位立卷，相关部门可存复印件。
第二十三条 电报按其内容同公文一起立卷。
第二十四条 公文立卷，应以本机关、本部门形成的公文材料为重点，立卷应根据公文材料形成过程和特点，区别不同价值，保持公文之间的有机联系的要求，根据公文的作者、内容、文种、时间等特征组卷。案卷标题要准确地反映出公文的作者、内容和文种，以便于保管、查找和利用。立好的案卷均应确定保管期限，并表明密级。
第二十五条 办公室档案管理人员应对按期需要立卷归档的公文进行整理装订。
第二十六条 由办公室转出阅办的公文，阅办后要及时清退归档。
第二十七条 对于带密级的文件，一律按照区保密局有关规定处理后，统一由区保密局销毁。对于没有存档和存查必要的公文，经主管领导人批准后，可就地销毁。工作人员应将公文的清理和清退情况向主管领导汇报。
第二十八条 对公文的输入、立卷、归档等，采用微机管理，实现公文处理工作现代化。
第八章 附则
第三十条 本办法自常委会主任会议通过之日起施行。